Die Steuerfreiheit von Ausfuhrlieferungen erfordert u.a. einen Ausfuhrnachweis. Die Ausfuhrbelege müssen sieben Jahre im Original aufbewahrt werden. Nach Rz 4006a der USt-Richtlinien können die Nachweise auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
In der Rz 1051 der USt-Richtlinien wird der elektronische Datensatz als Original des Ausfuhrnachweises dargestellt: Wird die Ausfuhr im Rahmen des ECS (Export Control System) erbracht oder beim Touristenexport der Warenausgang entsprechend der Zoll-Touristenexport-Informatik-Verordnung 2019 bestätigt, gilt der beim Zollamt befindliche elektronische Datensatz als Original des Ausfuhrnachweises. Die Aufbewahrungspflicht des liefernden Unternehmers erstreckt sich auf den Ausdruck des vom Zollamt übermittelten Datensatzes (pfd-file).
Da der elektronische Datensatz des Zollamtes die Daten des vom liefernden Unternehmer ausgestellten Tax-Free-Formulars im selben Umfang beinhaltet, muss das Tax-Free-Formular nicht zusätzlich eingescannt als pdf-File aufbewahrt werden.
Aus „Umsatzsteuer Aktuell“, Ausgabe 218/April 2023